TAR PIEMONTE sez II n.3309 del 26/10/2007 avverso diniego di accesso agli atti

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REPUBBLICA ITALIANA

IN NOME DEL POPOLO ITALIANO

Il Tribunale Amministrativo Regionale per il Piemonte

(Sezione Seconda)

ha pronunciato la presente

SENTENZA

Sul ricorso, ex art. 25 l.n. 241/90, numero di registro generale 577 del 2007, proposto da:
Aldo Paolo Ponzano, personalmente in giudizio ed elettivamente domiciliato presso la Segreteria di questo Tribunale;


contro

il Comune San Salvatore Monferrato, in persona del Sindaco pro tempore, non costituito in giudizio;


avverso il diniego d'accesso espresso in documento a prot. n. 1282 del 05.02.2007 del Comune di San Salvatore Monferrato riguardo alla copia del verbale allegato al premesso rapporto prot. n. 299 del 12.01.2005;




Visto il ricorso con i relativi allegati;

Vista la memoria difensiva del ricorrente;

Visti gli atti tutti della causa e le relative produzioni documentali;

Relatore alla camera di consiglio del 12 luglio 2007 il Referendario Ivo Correale;

Udito per il ricorrente e su delega dello stesso l’avv. R. Modica Goffi;

Ritenuto in fatto e considerato in diritto quanto segue.

FATTO

Con istanza di accesso ai sensi dell’art. 22 l.n. 241/90, del 3 novembre 2006, il sig. Aldo Paolo Ponzano, Agente presso l’Ufficio di Polizia Municipale del Comune di San Salvatore Monferrato chiedeva di ottenere copia conforme di specifica documentazione ivi elencata, a lui necessaria in seguito a contenzioso instaurato con l’Ente di appartenenza, all’epoca pendente avanti alla Direzione Provinciale del Lavoro competente, tra cui quella relativa a “Relazione e verbale prot. n. 299 del 12 gennaio 2005 ad oggetto ‘rapporto su risultati degli accertamenti a fini sanzionatori post relazione di servizio prot. n. 9296 del 11.09.2004”.

Il Segretario Comunale del Comune di San Salvatore Monferrato, con nota prot. 12604 del 12 dicembre 2006, richiedeva formali chiarimenti in ordine all’interesse sotteso all’acquisizione di tre specifiche relazioni di servizio richieste, differendo il relativo accesso all’ottenimento di tali chiarimenti, ed allegava copie di altra documentazione richiesta, tra cui quella relativa alla “Relazione e verbale prot. n. 299”.

Il sig. Ponzano, con raccomandata del 16 dicembre 2006, comunicava al Comune di avere ricevuto fotocopie di atti riprodotte in modo da indurre possibili errori nella comprensione del loro contenuto, tra cui quelle relative anche al documento sopra evidenziato.

In particolare, in riferimento alla nota prot. n. 299 del 12 gennaio 2005 risultava mancante un allegato, indicato nel testo della stessa, quale il “verbale di contestazione dell’art. 30 del codice della strada (involto contenente matrice e 3 copie carbone)”.

L’interessato, quindi, chiedeva il reinvio della documentazione integrale, correttamente leggibile.

Il Segretario Comunale, con una prima nota, prot. 547 del 17 gennaio 2007, trasmetteva all’interessato copia del documento protocollo n. 8594, specificando in relazione ad esso: “…Si rileva, tuttavia, la circostanza che il difficile reperimento deriva da erronea registrazione ed archiviazione della pratica, del documento peraltro formato dalla S.V.”.

Con successiva nota prot. 1282 del 5 febbraio 2007, il medesimo Segretario Comunale procedeva comunque all’inoltro della ulteriore documentazione, come richiesta, specificando però che: “…in merito al documento n. 299 del 12/01/2005, si rileva che la S.V. asserisce lacune nella documentazione (risulterebbe altresì un documento allegato), ma, in merito a tale affermazione, richiamando peraltro le medesime motivazioni di cui alla nota n. 547 in data 17.01.2007, si evidenzia, per quanto nella presente sede afferisce, che, a seguito di ricerca, approfondita e con notevole disagio organizzativo, effettuata d’ufficio dal Responsabile del Servizio di Polizia Municipale, allo stato, presso l’Ufficio medesimo non è stata rinvenuta altra documentazione rispetto a quella già alla S.V. trasmessa”.

Il sig. Ponzano, con nota del 20 febbraio 2007 indirizzata al Sindaco ed al Segretario comunale del Comune di San Salvatore Monferrato, insisteva nell’evidenziare la sussistenza di un allegato (consistente in un verbale) al rapporto prot. n. 299 del 12 gennaio 2005, contestando che eventuali difetti di archiviazione non potevano essere a lui imputabili ed evidenziando che chiarimenti in merito potevano essere richiesti ai suoi superiori, cui era stato a suo tempo indirizzato tale verbale.

In assenza di riscontro da parte del Comune, il sig. Ponzano proponeva ricorso al Difensore Civico della Regione Piemonte avverso il sostanziale diniego d’accesso espresso nella su richiamata nota comunale del 20 febbraio 2007 riguardo alla copia del verbale in questione, allegato al documento prot. n. 299 del 12 gennaio 2005.

A tale ricorso faceva seguito la nota prot. 0000968 del 18 aprile 2007 – assunta però oltre il termine di trenta giorni di cui all’art. 25, comma 4, l.n. 241/90 che cadeva l’8 aprile 2007 - con la quale il Difensore Civico regionale chiedeva chiarimenti al Comune di San Salvatore Monferrato.

In assenza, quindi, di determinazioni decisorie da parte del Difensore Civico e nel perdurare del diniego parziale all’accesso da parte del Comune di San Salvatore Monferrato, con ricorso a questo Tribunale, ai sensi dell’art. 25, comma 5, l.n. 241/90, notificato il 2 maggio 2007, il sig. Ponzano chiedeva l’annullamento del parziale diniego della sua istanza d’accesso, in relazione alla mancata allegazione del suddetto verbale, lamentando:

1. Eccesso di potere per illogicità e contraddittorietà di motivazione.

Il ricorrente contestava la motivazione con la quale il Comune resistente imputava ad un difetto di archiviazione l’impossibilità di reperire tutta la documentazione richiesta, considerando che se era stato reperito il documento principale doveva essere trovato anche l’allegato che ne faceva parte.

2. Violazione dell’art. 3, L. 241/90 e connesso eccesso di potere per violazione del principio di buona fede desunto dal principio di imparzialità ex art. 97 Cost..

Il ricorrente lamentava che la motivazione inerente ai ritenuti difetti di motivazione appariva una indimostrata petizione di principio e una clausola di stile avente lo scopo unico di rinviare l’ostensione ad un termine futuro e incerto, pur in presenza della circostanza per cui il relativo rapporto, oggetto della richiesta di accesso, era stato trasmesso ai suoi superiori.

In prossimità della camera di consiglio del 20 giugno 2007, il ricorrente depositava una memoria in cui precisava di avere nel frattempo adito il Giudice del Lavoro competente per la vertenza per la quale gli era necessaria la documentazione integrale richiesta e che permaneva l’interesse al presente ricorso, non avendo mai contestato l’Amministrazione resistente l’interesse ostensivo dichiarato nell’istanza di accesso.

Il ricorrente, quindi, insisteva nella richiesta di esibizione di copia conforme, necessaria per scongiurare contestazioni di controparte in ordine alla sua integrità e contenuto presso il giudice adito.

All’odierna udienza camerale, rinviata su istanza di parte dal 20 giugno 2007, la causa è stata trattenuta in decisione.

DIRITTO

Il ricorso è fondato per quanto dedotto con il primo motivo, con assorbimento degli ulteriori motivi.

Sotto il profilo legato all’interesse a ricorrere, il Collegio rileva che il ricorrente è legittimato all’accesso e portatore di un interesse diretto, concreto e attuale, corrispondente a una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento del quale è richiesto l'accesso, atteso che il medesimo ha adito l’autorità giudiziaria competente, previo tentativo obbligatorio di conciliazione, in relazione al rapporto di lavoro intercorso con l’Amministrazione per il quale gli è necessaria la dimostrazione delle modalità di svolgimento dell’attività lavorativa e i richiesti “Relazione e verbale prot. n. 299 del 12 gennaio 2005 con oggetto “rapporto su risultati degli accertamenti a fini sanzionatori post relazione di servizio prot. n. 9296 dell’11.09.2004” costituiscono documentazione idonea allo scopo.

In ordine al profilo oggettivo, il Collegio rileva che sin dalla originaria domanda del 3 novembre 2006, il sig. Ponzano aveva richiesto, tra altra documentazione, copia di “Relazione e verbale” prot. n. 299 cit., con ciò chiarendo che due erano i documenti oggetto della proposta ostensione e che la specifica richiesta dell’allegato verbale era anche contenuta nella successiva nota del 20 febbraio 2007.

L’Amministrazione resistente, dal canto suo, nella nota del 5 febbraio 2007, non affermava che il verbale allegato alla “Relazione” in questione era inesistente ma indicava che esso non è stato rinvenuto (“…non è stata rinvenuta altra documentazione rispetto a quella già alla S.V. trasmessa”).

In sostanza, l’Amministrazione resistente sosteneva che difetti di archiviazione, probabilmente imputabili allo stesso ricorrente - facendo riferimento a precedente nota del 17 gennaio 2007 in cui si evidenziava tale circostanza sia pure in relazione ad altro documento – erano alla base della ritenuta impossibilità di provvedere all’ostensione integrale della documentazione nello specifico richiesta.

D’altronde il Collegio, esaminando copia della relazione n. 299 del 12 gennaio 2005 depositata in giudizio dal ricorrente, rileva che in essa, in effetti, si fa riferimento al “…qui allegato verbale di contestazione dell’illecito rinvenibile nei fatti di cui a premessa relazione…” e, in calce alla stessa, laddove sono descritti gli allegati, è indicato tra questi il “verbale di contestazione di violazione dell’art. 30 del codice della strada (involto contenente matrice e 3 copie carbone)”, con ciò chiarendo che tale verbale era originariamente facente parte integrante della relazione di riferimento.

Né risulta che il Comune abbia mai contestato sin dall’origine al ricorrente l’assenza di tali allegati, pur potendo farlo dal 2005, nella data in cui aveva ricevuto tale “relazione”.

Il documento richiesto ex art. 22 l.n. 241/90, quindi, concernente il su richiamato verbale, risulta adeguatamente identificato dal ricorrente e non presenta alcun elemento di controindicazione alla sua piena ostensibilità, trattandosi di atto riguardante il ricorrente e non venendo in alcun modo in rilievo profili di riservatezza di terzi, atteso che lo stesso era il medesimo redattore del documento relativo a violazione del codice della strada effettuata durante l’espletamento del servizio di Polizia Municipale.

Sulla base di tali presupposti, quindi, non può essere condivisa la motivazione, relativa alla inesistenza o, comunque, al mancato reperimento del documento richiesto, proposta dal Comune resistente a sostegno dell’opposto diniego.

Come recentemente evidenziato da giurisprudenza con la quale il Collegio concorda (TAR Campania-Na, sez. V, 8.4.07, n. 3113), è vero che, ai sensi dell’articolo 2, comma 2, del d.P.R. 12 aprile 2006, n. 184 (regolamento recante disciplina in materia di accesso ai documenti amministrativi) “Il diritto di accesso si esercita con riferimento ai documenti amministrativi materialmente esistenti al momento della richiesta e detenuti alla stessa data da una pubblica amministrazione, di cui all'articolo 22, comma 1, lettera e), della legge, nei confronti dell'autorità competente a formare l'atto conclusivo o a detenerlo stabilmente”; ma è altresì vero che questo presupposto per l’accesso, costituito dalla materiale esistenza del documento, deve essere inteso come riferito all’avvenuta formazione del documento e non può tradursi in un alibi per assolvere dall’obbligo di esibizione una amministrazione, rivelatasi poco organizzata, che adduca di avere perso il documento, o di non trovarlo più nei propri archivi, con vanificazione del diritto di accesso del cittadino.

In altri termini, il presupposto della materiale esistenza del documento serve a escludere domande di accesso che non abbiano ad oggetto documenti già formati e siano volte a conseguire certificazioni, attestazioni, attività di indagine, rilevazioni o quant’altro riconducibile a specifica attività a tale scopo imposta all’amministrazione la quale - come chiarisce l’ultima frase del comma 3 dell’articolo 2 del regolamento del 2006, sopra citato - non è tenuta ad elaborare dati in suo possesso al fine di soddisfare le richieste di accesso.

Il suddetto presupposto, però, non può servire a vanificare il diritto di accesso del cittadino, legandolo al “deficit” organizzatorio dell’amministrazione che affermi di non avere, o di non trovare, i documenti che avrebbe dovuto invece possedere.

L’unico limite ammesso in tal senso dalla legge è costituito dalla scadenza del termine di conservazione del documento da parte dell’amministrazione (art. 22, comma 6, legge n. 241 de 1990, come sostituito dall’art. 15 della legge n. 15 del 2005, secondo cui il diritto di accesso è esercitabile fino a quando la pubblica amministrazione ha l'obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si chiede di accedere), termine che, comunque, nel caso di specie non è rinvenibile.

Se, dunque, un soggetto indica in modo sufficientemente preciso un documento cui domanda di accedere, facendo riferimento, come nel caso di specie, a specifici presupposti, quali un contenzioso legato al rapporto di lavoro intrattenuto con l’amministrazione per il quale il contenuto del documento rileva, questa non può negare l’accesso per il solo fatto del mancato reperimento dello stesso, ma, per negare legittimamente l’accesso, deve negare la sussistenza del presupposto stesso che giustifichi l’esistenza del documento cui si domanda di accedere.

Nel caso di specie in esame, dunque, l’amministrazione avrebbe dovuto contestare o negare di aver mai ricevuto la relazione cui il verbale era richiamato come allegato (assumendosi, in tal caso, la connessa responsabilità) ma non poteva negare puramente e semplicemente l’esistenza del documento senza contestare il rapporto che ne è presupposto e che ne giustifica la formazione e la detenzione.

Per gli esposti motivi il ricorso deve quindi essere accolto, con conseguente ordine al Comune di San Salvatore Monferrato di esibizione di copia conforme del documento richiesto dal ricorrente con istanza di accesso del 3 novembre 2006 reiterata, nello specifico, il 20 febbraio 2007.

Sussistono comunque giusti motivi per compensare le spese di giudizio.

P.Q.M.

Il Tribunale Amministrativo Regionale del Piemonte – Sezione 2^ accoglie il ricorso in epigrafe e, per l’effetto, ordina al Comune di San Salvatore Monferrato l’esibizione del documento richiesto entro il termine di giorni 30 (trenta) decorrente dalla comunicazione in via amministrativa o dalla notifica di parte, se anteriore, della presente sentenza.

Spese compensate.

Ordina che la presente sentenza sia eseguita dall’autorità amministrativa.

Così deciso in Torino, alla camera di consiglio del 12 luglio 2007, con l’intervento dei signori magistrati:



Giuseppe Calvo, Presidente

Ivo Correale, Referendario, Estensore

Antonio Plaisant, Referendario







L'ESTENSORE IL PRESIDENTE



IL SEGRETARIO



DEPOSITATA IN SEGRETERIA

Il 26/10/2007

(Art. 55, L. 27/4/1982, n. 186)

IL DIRIGENTE

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